Conformité aux exigences de protection des données en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Traitement des données conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Conformément aux dispositions du RGPD, la partie responsable du traitement des données personnelles est celle qui détermine la finalité du traitement des données (objectifs) et les moyens par lesquels ce traitement est effectué (par exemple, par une IA ; moyens de traitement). Si deux entreprises déterminent conjointement la finalité et les moyens, il y a une responsabilité conjointe en matière de protection des données conformément à l’Art. 26 du RGPD. Une telle responsabilité conjointe en matière de protection des données existe entre le client (société pharmaceutique) et ADVANCE®AI si les représentants pharmaceutiques du client utilisent l’application ADVANCE@AI (« IA » ou « application ») lors de leurs visites aux médecins et que les données des médecins et des représentants pharmaceutiques sont traitées dans le processus. Le client souhaite utiliser l’IA fournie par ADVANCE®AI pour collecter ou analyser les données de ses représentants pharmaceutiques à des fins de formation continue et d’assurance qualité et utiliser les résultats à cette fin. ADVANCE®AI l’assiste en traitant les données correspondantes des représentants pharmaceutiques en utilisant l’IA qu’elle fournit et exploite sous sa propre responsabilité. Le représentant pharmaceutique accède à l’application via son appareil mobile / IPAD. L’IA traite également les données des médecins, qui sont toutefois mises à la disposition du client dans le cadre de l’analyse sans aucune référence personnelle spécifique.

L’IA est utilisée pour analyser la conversation entre le médecin et le représentant pharmaceutique afin qu’elle puisse ensuite être analysée par l’IA. Conformément aux dispositions du RGPD, l’analyse n’est autorisée qu’avec le consentement préalable et volontaire du médecin. Le RGPD permet le consentement verbal, électronique ou écrit. De plus, en Allemagne, l’analyse secrète (non autorisée) de la parole non publique est punissable en vertu de l’article 201 du Code pénal allemand (StGB) ; avec le consentement, l’analyse n’est pas non autorisée.

Conformément à l’article 7, paragraphe 1, en conjonction avec l’article 5 du RGPD, le responsable du traitement doit prouver que la personne concernée (médecin) a donné son consentement et à quelle fin. En outre, le responsable du traitement est tenu d’informer le médecin sur la gestion de ses données et sur ses droits en matière de protection des données conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

Un consentement distinct est requis pour chaque analyse d’appel, indépendamment du fait que le médecin ait déjà donné son consentement. Le médecin a également le droit de retirer son consentement à tout moment en vertu de l’article 7, paragraphe 3 du RGPD, et doit être informé de ce droit.

Obtention du consentement du médecin

Au début de la discussion, le représentant pharmaceutique entre le nom du médecin dans l’application.

Le représentant pharmaceutique obtient ensuite le consentement du médecin pour analyser l’entretien et l’informe du type d’analyse réalisée.

Il suffit que le représentant pharmaceutique demande au médecin si l’entretien peut être analysé et analysé à l’aide de l’IA à des fins de formation et d’assurance qualité et si le médecin souhaite donner son consentement. Pour informer le médecin sur la gestion de ses données, il suffit que le représentant fournisse au médecin un flyer ou une carte de visite avec un lien / lui montre la réglementation des données dans l’application / ou l’informe verbalement.

La question de consentement doit être formulée comme suit : « Cher Dr XY, acceptez-vous que j’analyse l’entretien à des fins de formation et d’assurance qualité ? ». Le médecin doit ensuite répondre « Oui ».

Si le médecin accepte, l’entretien peut être analysé ; si le médecin refuse, l’entretien ne peut pas être analysé.

Pour documenter le consentement nécessaire du médecin, il suffit que le représentant appuie sur le bouton d’analyse, ce qui implique que le consentement du HCP a été obtenu. Ce consentement est ensuite stocké de manière permanente par l’application ADVANCE@AI.

À la fin de l’entretien, le représentant pharmaceutique arrête l’analyse dans l’application.

Droit d’accès aux données et anonymisation

En théorie, le médecin a le droit en vertu de l’article 15 du RGPD de recevoir des informations et des copies des données traitées par le responsable du traitement respectif. Cela inclut des informations sur la visite elle-même (par exemple, la prise de rendez-vous), le contenu de l’analyse et le consentement donné par le médecin. Cependant, dans ce cas particulier, ce droit ne s’applique qu’aux informations et copies relatives au consentement – et pas au-delà. Quelle en est la raison ?

Conformément à l’article 15, paragraphe 4 du RGPD, les droits et libertés des représentants pharmaceutiques s’opposent à la transmission d’une copie des résultats de l’évaluation (analyse). En effet, les évaluations concernent exclusivement les aspects personnels et comportementaux des représentants pharmaceutiques et non ceux du médecin.

L’évaluation/ analyse ne contient aucune donnée (personnelle) concernant le médecin et le cabinet médical du médecin. De plus, les données sont modifiées lors du traitement par ADVANCE®AI de telle sorte que la ré-identification du médecin par ADVANCE®AI et finalement par le client ne serait possible qu’avec un effort totalement disproportionné (anonymisation de facto).

Un pseudonyme remplace également les noms des représentants pharmaceutiques ou d’autres caractéristiques identifiantes, de sorte que la ré-identification est difficile voire impossible.

Les enregistrements des conversations sont définitivement effacés quelques microsecondes après la fin de l’analyse IA. Des extraits de texte anonymes montrant des techniques de communication éprouvées des visiteurs médicaux (sans parties du médecin) peuvent toutefois être conservés.

Les analyses collectées (KPI) sont agrégées pour empêcher l’accès aux analyses individuelles. Même avec un lien possible avec le journal du représentant pharmaceutique ou d’autres caractéristiques, il est impossible de tracer quand quels partenaires de dialogue ont été visités et à qui l’analyse se rapporte.